I dagens yrkessamfunn, innen alle fag, næringer og institusjoner, er det å bruke kvalitetstid på kommunikasjonsoppgavene blitt stadig viktigere.
Alle vet at nettopp tid kan være en kritisk faktor når noe skal utføres skikkelig. Det er dessverre slik at ansatte sjelden får satt av den tiden som behøves for å skape tilstrekkelig effektive personlige medier. Resultatet kan bli svak kommunikasjon, utydelig innhold og ineffektive læringsprosesser.
Vi har sett litt på hva slik kvalitetstid bør omfatte for alle som fremstiller presentasjoner, websider og dokumenter.
Blant dagens yrkesutøvere er det stadig flere som settes til oppgaver som faller inn under kunnskapsområdet visuell kommunikasjon. Felles for de fleste er at de legger ned stadig mer tid på å forfatte og utforme innhold for organisasjonens webtjenester og dokumenter, samt tenke ut og utforme presentasjoner.
Budskap og innhold utformes på vegne av organisasjonen, men faller ikke inn under kategorien massekommunikasjon. Det er mer nærliggende å betrakte det som ”smal”, personlig kommunikasjonsform som utøves på vegne av de oppgavene man er satt til å yte for organisasjonen. Nettopp det at både innhold og budskap kan få en relativt privat stil er et tankekors ledere burde dvele grundig ved.
Med "privat" stil tenker vi på skrivestil, grafiske elementer, bilder og layout. I mange bedrifter er det ikke satt bastante pratiske og estetiske regler for utforming av disse hverdagsmediene.
For når Ola Ingeniør og Kari Konsulent skaper PowerPoint presentasjoner, formulerer og utformer avdelingens dokumenter og websider er det som regel ikke kommunikasjonskunnskap, pedagogikk og det store overblikket innen design som ligger bak planleggingen og utformingen. Det er som regel den enkelte utøvers spesialkunnskap innen andre fagområder som dominerer planlegging, design og innhold. Og det vil som regel føre til "smak og behag"-beslutninger rundt det estetiske. Utformingen bærer også preg av vage kunnskaper når det gjelder hva som vil skje i målgruppenes hoder.
TID: Det å utvikle effektiv visuell kommunikasjon; web, presen-tasjoner og dokumenter dreier seg om bruk av tid. Det er tid til å tenke, idéutforme og sette det hele sammen til en opplevelse for seeren/leseren som utgjør den viktigste ressursen ved slikt arbeidet. Det er tilstrekkelig tilgang til slik tid som vil kunne bidra til å løfte alminnelige utøvere opp til mer profesjonelle høyder.Det store antall utøvere av hverdagskommunikasjon jeg møter i klasserommet, på seminarer og som konsulent forteller meg ofte at det er deres personlige kunnskap og faglige ståsted inne kommunikasjon som danner grunnlaget for deres utforming av de mediene de anvender daglig.
De mer faglig baserte planene (kommunikasjon), denne store medieproduksjonen representerer er mer eller mindre ikke eksisterende. Slike faglige spørsmål "...er det kommunikasjonsavdelingen som steller med," får jeg ofte høre.
Jeg kan også høre uttrykk som: ”...dette har jeg blitt ganske flink til, fordi det interesserer meg”. Eller ”...hos oss er det ingen som setter disse aktivitetene ordentlig i system”. ”Det hele begrenser seg til noen regler med hensyn til hvordan vi skal bruke firmaets logo og farger”.
Men blant alle kommentarene synes jeg denne er den verste: ”...dette har jeg ikke tid til”. Og da med referanse til den tiden det tar (vil ta) å gjøre jobben mer profesjonelt.
Det er spesielt tre ”tidsdoser” som kreves for å bli god på kommunikasjon:
.
- Tid til å utvikle kunnskap og ferdigheter (teori og trening)
- Tid til teamwork, til å samarbeide med andre (ideutvikling)
- Tid til å styrke budskapet/innholdets kvalitet (verbalisering/visualisering)
.
Mange vil sikkert hevde at slike rammebetingelser er til stede i deres organisasjon. Dessverre tar de fleste feil på dette punktet. Enten ”lyver” de mot bedre vitende, eller de benytter feil målestokk for kvalitetsstandarden.
La oss se hva disse tidsdosene representerer og hva organisasjonen vil kunne få ut av det:
Kunnskap og ferdigheter
De fleste alminnelige utøvere av visuell kommunikasjon fokuserer mest på midlet og ikke tilstrekkelig på målet. Dessuten vil ofte midlet (mediet, programmer, teknikk og ”verktøyføring”) få en dominerende rolle når det gjelder valg av verbale og visuelle løsninger.
En fransk undersøkelse viste at mer enn 90% av alle PowerPoint-presentasjoner utformes slavisk etter maler. Egenart og fremheving blir fraværende. Og ofte vil alternative didaktiske strukturer for tekst- og formelementer forbli uutnyttet.
Det å fokusere mest på midlet er ganske vanlig. Når PowerPoint eller Word er oppe på skjermen er det menyene og ”knappene” i disse som leder brukerne frem til resultatet. Nesten all opplæring innen denne programvaretypen er blottet for innslag fra fag som kommunikasjonsdesign. La oss nevne et par eksempler:
Det fleste planlegger PowerPoint-dokumenter ut i fra den strukturen og de malene dette programmet tilbyr. Tankene blir da avledet fra det sentrale – det å tenke målgruppe, oppmerksomhet, didaktikk og kognitive effekter i målgruppens hoder.
Over: To dokumenter. A: Fra 1826 og B: Fra 2010. Begge har samme type innhold. Hva kan det komme av at vi ikke har utviklet bedre dokumentkunnskap enn dette, når vi vet at (B) ikke motiverer til lesing, er vanskelig å lese og fører til begrenset kunnskapsoverføring?
I et verktøy som Word er også tekstredigering og dokumentstruktur de tyngste ”knappene”. En novise på dette verktøyet vil som regel skape et kjedelig og lite oppmerksomhetsvekkende (og godt leselig) dokument. Selv viderekommende ser ut til å trives best med malene og de enkle dokumentformatene. Mange skaper fortsatt dokumenter som har samme struktur og navigeringstilbud som dokumenter fra 1800-tallet (see over). Det er "Gamle fru Wang" (Handelsskole) så fortsatt råder.
Oppe i alt dette er kunnskap om verbal-visuell kommunikasjon også som regel helt fraværende. Dette er kunnskap om hva (tekst, bilde, grafikk, osv.) som virker og når det virker (medietyper, sted, tid, målgruppens reaksjoner osv.).
Teamwork, samarbeid med kollegaer
Det å formulere og utforme effektive verbal-visuelle budskap (og innhold) er en krevende oppgave. Ofte vil det bli behov for hyppig kontakt og nært samarbeid med andre innen eller utenfor organisasjonen. Dersom man blir sittende for mye alene med slike oppgaver, og over et lengre tidsrom, vil kvaliteten ganske enkelt synke. Det kan bli mye fyring for kråka.
Utføre oppgaven skikkelig
De fleste dokumenter og presentasjoner er utformet på en slik måte at de har kritiske mangler når det gjelder evnen til å skape interesse og oppmerksomhet, tilby egnet navigasjon og fremme maksimale læringsresultater. Dagens yrkesutøvere har for lengst gått lei av de mange monotone, kjedelige og lineære hverdagsmediene de stilles over for under møter, på konferanser eller i den daglige utvekslingen av informasjon og kunnskap.
Som tidligere nevnt faller mange for fristelsen til å la verktøyene ”bestemme” utseende og struktur. Dersom slike utøvere også har liten tid til slike oppgaver, vil det som regel føre til at budskap og innhold fremstår kjedelig og med lav overbevisnings- og læringskraft.
Bedriften er hva den kommuniserer! Summen av disse tre manglene kan føre til at budskap og innhold ikke fenger eller skaper lyst hos publikum til å følge med. Dette skjer mens dsse hverdagsmediene i realiteten burde vært viktige aktører i oppmerksomhetsvekkende, tydelige, læringspositive og handlingsfremmende aktiviteter. Og siden stadig flere ansatte i alle næringer utfører slike designoppgaver, vil volumet øke og kvaliteten avta. Over tid vil dette kunne svekke omverdenens oppfatning av organisasjonens formidlingsevne.
Hvor mye er tilstrekkelig tid? Det finnes ikke et enkelt svar på dette. Men vi kan forsøke å indikere noen forholdstall.
Det vil ta fra 15 – 20 ganger så lang tid å skape en presentasjon som det tar å holde den. Det vil si at én time foran publikum vil ta fra 15 – 20 timer foran skjermen, i teamarbeide eller tilstøtende oppgaver.
Vi anser det som naturlig at det tar fra 10 – 15 timer å forfatte og utforme et ”pedagogisk” webdokument. Dette er webinnhold som trekker leseren inn i stoffet og formidler kunnskapen så den sitter.
Det vi vanligvis forbinder med alminnelige tekstdokumenter, la oss si 15 – 20 sider fra Word, yter kun 50% av sitt kommunikasjonspotensiale dersom teksten ikke gjennomgår en mer kvalitativ visuell redigering. I dette ligger det også at de fleste dokumenter (mer enn 80%) kunne ytet langt mer dersom de hadde blitt supplert med bilder og/eller grafikk. For å kunne tilføre dokumentet slike kvalitative egenskaper, vil det kreve minst to dagers ekstra innsats.
Hva blir resultatet?
For å kunne definere begrepet ”resultat” i denne sammenhengen, må vi se på målene til den som sender budskapet. Målene kan for eksempel være at flest mulig skal bli oppmerksomme på, forstå, huske og anvende det de har lest, hørt og lært. Andre mål kan for eksempel være at flest mulig skal kunne navigere; finne frem eller hente opp korrekt informasjon når de trenger det - og der de trenger det. Og noen mål kan til og med være så diffuse som at ”.. vi vil at alle skal bli informert”.
Nyere undersøkelser viser at den målbare effekten (resultatet: hva som oppfattes, absorberes og huskes - og hvor mange som mestrer osv.) av de mange hjemmeavlede mediene er relativt lavt. Når det gjelder for eksempel PowerPoint-presentasjoner kan resultatet i enkelte tilfeller være så svakt et det hele nærmest er bortkastet.
Det enkleste svaret på spørsmålene over vil trolig være at de målbare resultatene blir vesentlig bedre dersom kvaliteten på mediene, budskap og innhold går opp. La oss ta et eksempel: I tilfellet med presentasjoner kan en slik forbedring av kvaliteten føre til at tre ganger så mange blir oppmerksomme, mer enn dobbelt så mange lærer av det de har sett/hørt og 60 – 70% husker nøkkelinformasjonen på et senere tidspunkt, der denne vanligvis har gått tapt (langtidsminnet) etter 3 - 5 dager.
Det skal ikke mye fantasi til for å forstå at slike forbedringer handler om strategiske fordeler dersom man kan multiplisere det opp med antall ansatte.
POA
